Excel tips: Copy & Paste? Có thể bạn chưa biết

MS Excel không phải là thế mạnh của mình, mình chỉ cơ bản biết sử dụng và linh động trong việc xử lý các hàm gọi là đủ dùng, và nhiều khi cần giải quyết vấn đề gì đó phức tạp hoặc chưa biết thì sẽ lại Google và sau đó không dùng nhiều đến nữa thì rồi cũng sẽ trôi về miền xa nhớ. Khi tìm kiếm ở thánh biết tuốt này từ khóa tìm kiếm cũng khá là quan trọng đó nhé! Mà cái này thì lại ở kỹ năng của người hỏi cơ haha, tích cực hỏi – đôi khi không ra được kết quả như ý nhưng có thể lại tìm được những thứ liên quan cũng hay ho ra phết.

Lại lan man rồi, quay lại chủ đề chính của bài viết về thao tác Copy & Paste – hay tiếng Việt nôm na là Sao chép & Dán, ơ nhưng cái này thì có gì mà nói?

Chuyện cũng chẳng có gì khi mình tình cờ quen một cô em gái, cô ấy copy một cột dữ liệu hiển thị – dữ liệu này sử dụng hàm để hiển thị ra giá trị – tức là với góc nhìn của người dùng thì người ta nhìn thấy kết quả của hàm đó mà không quan tâm đến việc bằng cách nào nó có được, cho đến khi cần đến việc sửa dữ liệu hoặc copy dữ liệu đó qua một file excel khác. Khi click đôi chuột vào ô dữ liệu cần sửa sẽ hiện ra công thức tính toán của dữ liệu đó, hoặc khi thực hiện copy và paste thông thường sang một cột excel của file khác thì giá trị lúc này mới thấy lỗi – không sửa được giá trị ở ô đó hoặc không hiển thị đúng dữ liệu như file gốc… Thế là em ấy mới đi nhìn bằng mắt và gõ tay từng ô một khoảng mấy chục dòng gì đó… Thật là buồn quá đi mà…

Bộ MS Office sau mỗi phiên bản nâng cấp đều trông rất mượt mà, nuột nà và hỗ trợ rất nhiều cho người dùng, từ Office 2003 sang Office 2007 đã là một sự cải tiến rất nhiều, sau đấy là 2010… rồi đến giờ hình như cũng có đến bản 2019 thì phải. Hiện tại mình đang dùng là Office 2016 – bản quyền hẳn hoi nhé :D, thì thấy là từ giao diện cho đến chức năng đều rất tiện lợi và thân thuộc.

MS Excel phải công nhận là một công cụ văn phòng cực kỳ mạnh mẽ, đáp ứng được cho hầu như rất cả các loại người dùng, tùy trình độ và mức độ hay mục đích sử dụng mà cái sự mạnh mẽ ấy sẽ được thể hiện ra tương ứng. :)) nhưng thôi không nói đến cái chuyên biệt đó vì mình cũng chỉ là ở mức biết dùng thôi chứ không phải cao siêu, cũng chắc chắn là mình chưa hề sử dụng, tận dụng, khai thác hết được những ưu việt mà MS Excel này mang lại :))

Nhưng thôi, dùng được đến đâu, hay biết đến đâu thì chia sẻ đến đó vậy. 😀

Chức năng Copy – Paste * Sao chép – Dán

Để thực hiện chức năng này thì không ai mà không biết cả, tức là sao chép đoạn này, chỗ này sang một chỗ khác thay vì phải gõ lại bằng tay nguyên cục muốn sao chép đó – có thể là một lần hoặc nhiều lần. Với cú pháp đơn giản chưa từng thấy [Ctrl] + [C] sau đó [Ctrl] + [V] thế là xong :)))

Tuy nhiên danh sách dưới đây sẽ cho chúng ta “Dán được nhiều hơn thông thường”

Chỉ copy – paste kết quả tính (Value)

Sau khi thực hiện copy dữ liệu mà ở đó bản chất là các công thức tính toán, về mặt hiển thị thì là hiển thị kết quả của công thức sau khi tính toán.
Bây giờ nếu thực hiện copy – paste thông thường, thì sẽ là copy công thức và hiển thị giá trị giống như ô copy.
Ở đây, nếu chỉ muốn copy giá trị đang hiển thị – không copy công thức thì làm như sau:
Click vào vùng dữ liệu sẽ được paste đến > Click chuột phải > Chọn Paste special > Chọn Value > OK
Hoặc sau khi click chuột phải > Chọn vào biểu tượng có số [123] là được.
=> Mình nói ngắn gọn cách này là cách paste value: chỉ lấy giá trị hiển thị không lấy công thức.

Dán giữ nguyên độ rộng của cột copy

Cái này hữu ích trong khi làm việc với bảng có nhiều cột với độ rộng khác nhau (độ rộng tùy chỉnh theo đặc thù nội dung của từng dòng trong bảng đó). Nếu sử dụng cách thông thường thì độ rộng của cột sẽ theo độ rộng mặc định của excel, không tự động cập nhật giống với cái mà ta mong muốn đâu.

Bây giờ muốn copy bảng/một phần của bảng như trên mà không cần phải chỉnh lại độ rộng của từng cột thì chọn cách này:
Click vào vùng dữ liệu sẽ được paste đến > Click chuột phải > Chọn Paste special > Chọn Column widths > OK
Hoặc sau khi click chuột phải > Chọn vào biểu tượng [Keep source column widths] là được.

Sao chép nhanh dữ liệu của ô/dòng liền trên

Không phải thực hiện [Ctrl] + [c] rồi [Ctrl] + [v], khi bạn muốn sao chéo dữ liệu của ô bên trên xuống ô liền dưới nó thì chỉ cần chọn vào ô phía dưới rồi nhấn [Ctrl] + [d] thì dữ liệu ở ô liền phía trên sẽ được copy xuống ô mà mình vừa chọn.

Nếu muốn copy nhanh dòng liền trên xuống thì chỉ cần chọn cả dòng phía dưới, rồi nhấn [Ctrl] + [d] => toàn bộ nội dung của dòng phía trên sẽ được bê nguyên xuống dòng liền dưới nó luôn.

Trên đây là 3 kiểu copy – paste mình hay dùng nhất, bên cạnh đó còn có cách copy cả sheet, giữ nguyên toàn bộ công thức, format, định dạng của sheet gốc =)) khỏi phải sửa gì nhé!

Định nói nhiều hơn cơ mà phát hiện ra ở đây có đủ hết rồi, lại còn rất là chi tiết nữa. Thế nên bài học rút ra là cái gì không biết hoặc nghi ngờ thì mạnh dạn lên google hỏi ngay nhé. Yên tâm, vấn đề mà bạn gặp thì xác xuất mà người khác cũng gặp phải như bạn là rất cao =)), chi tiết bao nhiêu thì lại phải đi tìm hiểu sau:v

Các bạn vô tình đọc post này của mình mà chưa tìm được ra hoặc chưa thấy thỏa mãn thì vào link này nhé. Không hiểu thì có thể để lại bình luận phía dưới bài viết này, mình sẵn sàng với mọi câu hỏi :))))